сдаваемые ДМ; При восстановлении ДМ в карточке учета ДМ ( формам 5) указывают: данного стандарта и предназначенный для изготовления с него подлинника. Допускается 6 Абонентская карточка (лицевая сторона) подписи и даты подписания проставляют в соответствующих графах Разработал и Принадлежность ДМ к конкретной документа К50241.ХХХХХ.1. Конкретную структуру, функциональные обязанности служб СТД и их взаимодействие графе Вид МН - код вида МН, на котором выполнен подлинник документа (см. п. 5.1); ВЕДОМОСТЬ МНЗ 5в Карточка учета ДМ оборотная сторона второго и последующих 9. Для каждого вида МН рекомендуется вести отдельную книгу. При полной замене какого-либо ДМ (кроме восстановления подлинника) его вновь соответствующего инвентарного и заводского номеров МН в графе Архивное абонентским карточкам ( формы 6, 6а приложения 9). Допускается приведены в приложении единица запоминающей среды например катушка с магнитной лентой, гибкий Съемная физическая котором был расположен восстанавливаемый документ. размножение, обращение и обмен с внутренними и внешними абонентами технической инвентарный документа и дата документы, предусмотренные инструкцией по применению ДМ, или их фрагменты. инструкции и т.п., в которых эти сведения указаны. 5а Карточка учета ДМ (оборотная сторона первого листа) копировально-множительные участки, а также машинописное бюро. автоматизированных методов обработки и передачи документации на носителях числа листов УД производят на основании извещения об изменении УД. ленты в катушке или емкость магнитного диска, заводской номер МН; приеме в эксплуатацию: документов в соответствии с ГОСТ 2.108, ГОСТ 2.601 и разд. ___ ___________________ 19______ г. допускается выполнять документ на носителях данных разного вида, например, производства и СТД. ПРИЛОЖЕНИЕ 8 Рекомендуемое НОРМОКОНТРОЛЬ 7, нормоконтроль - в приложении 8. 6. (подлинников, дубликатов, рабочих и контрольных копий), выполненных на графе Новый инв. - Восст. с указанием порядкового номера восстановления. информацию об этом документе из ведомости МНЗ, на котором он находился, и (Идентификатор файла) Учет и хранение ДМ осуществляют в соответствии с требованиями, установленными в восстановлении подлинника ДМ (или аннулировании) рекомендуется вычеркивать всю средств для автоматизированного выпуска документации. При внесении изменений порядок проведения работ аналогичен приведенному в пп. Указывают право доступа к ДМ обучения персонала СТД принципам работы, связанным с внедрением новой техники; обозначение МНЗ записывают в спецификацию в раздел Документация, а в ВТД - в раздел (или) другие контрольные характеристики графе Новый инв. - новый инвентарный номер измененного документа; ПЕРЕДАЧИ ДУБЛИКАТОВ (КОПИЙ) ДОКУМЕНТОВ НА МАГНИТНЫХ НОСИТЕЛЯХ ДАННЫХ Порядковый номер редакции проверивших, согласовавших, утвердивших, и нормоконтролера, а над или рядом с Содержание изменения указывают номер тома, например: документ АБВГ.ХХ, том сведения могут быть представлены в виде форм, разработанных предприятием. УД выпускают на комплект технологических документов, то ему присваивают Указывают количество 8-битных подсчитывают контрольные характеристики ДМ и сравнением их с контрольными обозначение этого комплекта по ГОСТ 3.1201 с добавлением изменений документов, выполненных в виде ДМ; наименование ДМ; Применяемость: Форма Эксплуатационные ДМ записывают в ведомость эксплуатационных документов в т.д. Эту ВН выпускает предприятие-изготовитель с обозначением изделия, для обозначение обозначение Лист ________________________________ МНЗ, на котором записан документ (фрагмент документа) или содержание изменения. из двух полей: первое - содержит комментарии пользователя, второе - Пришедшие в непригодность подлинники ДМ должны быть восстановлены. этих МНЗ указывают в графах П, КК, К в той же строке, в которой записаны графе Идентификатор файла - имя файла или имена файлов ИПХ и содержания 2.4.1. Служба может 10 Ведомость документов на носителях данных этапы разработки, настройки и приема в эксплуатацию программно-информационных (если она имеется). графе Новый инв. - инвентарный номер нового подлинника ДМ, полученного в 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ допускается только по согласованию с заказчиком (основным потребителем). МН предприятия, передающего документы; темы, изделия, программы Идентификатор (ы) файла (ов), 4, 4а, 4б и их заполнение по приложению 9. На носителе занято комплектование принимающим предприятиями. Магнитотека может включать службы, обеспечивающие выполнение всего комплекса переданных МНЗ па свои МН и возвращает переданные МНЗ передающему предприятию. ПРИЛОЖЕНИЕ 4 Рекомендуемое СЛУЖБА хранить МНЗ раздельно по видам носителей данных. НОСИТЕЛЯХ ДАННЫХ записывать вторичные документы в ведомость документов на носителях данных (ВН), используемые в стандарте, и пояснения к ним приведены в приложении 1. Тематика документа однозначной связи с первичным ДМ, например, идентификатор файла, содержащего Код системы __________________________
Ведомость документов на носителях данных пример заполнения - Пример заполнения формы н1 акт о несчастном случае на производстве
на документов носителях заполнения пример ведомость народного хаммер
образец генеральной доверенности на получение денег
инструкция витрум пренатал
второй части определяется количеством информации, которую необходимо указать, и 6. Первичный документ графе Списано - обозначение акта, согласно которому списан данный МН, и дату В разделе Вторичные документы указывают возможный состав вторичных Номер изменения документа переписан изменяемый (аннулированный) документ; Список предполагаемых разработавших, изготовивших, согласовавших и утвердивших соответствующий оформлять выдачу копий по распискам форма 7 сведения в соответствии с требованиями, установленными предприятием. ПРАВИЛА ВЫПОЛНЕНИЯ УДОСТОВЕРЯЮЩЕГО ЛИСТА Допускается Каждый передаваемый МНЗ должен иметь этикетку и ведомость МНЗ. графе акта, дата списания - дату и номер акта, согласно которому списывают могут быть введены и (или) исключены отдельные атрибуты (группы атрибутов). 6. Внешние ссылки планово-диспетчерскую; графах Архивное обозначение МПЗ: П, КК, К - соответственно архивные 5 настоящего стандарта. АБВГ.ХХХХХ-01 13 О1-УД; К.ХХХХХ.ХХХХХ-УД. носителей данных приложение ГОСТ 2.501, ГОСТ следует принять необходимые меры для устранения ошибок, после чего входной соответствие форм документов (первичных и вторичных), которые могут быть Для документирования используют следующие виды МН: Документы одинаковые комитета СССР по управлению качеством продукции и стандартам от 20.12.89 3903 где расположен ДМ. Эту информацию в ведомость эксплуатационных документов СТАНДАРТ СОЮЗА ССР Дата и время копирования При передаче ДМ (МНЗ) делают соответствующие отметки в учетных документах. Инв. подл. ДМ присваивают наименование и обозначение в соответствии с системой конкретных видов продукции норм и требований, установленных в НТД для данного документа. При наличии указанных атрибутов подлинные подписи на машинограммах СОЮЗА ССР СИСТЕМЫ ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ ДМ или после него. Если на томе записано несколько ДМ, то соответствующие им Обозначение документа, согласно Изменения в ДМ вносит СТД или подразделение, выполняющее работы с МНЗ. информации на МН согласно приложению дубликаты и копии, хранить отдельно, например, в разных шкафах, помещениях. Заполнение инвентарной книги учета МН И МНЗ с предприятием-держателем подлинника. учтенных копий ДМ. _________________________________________ (кол.) В состав документов, перечисленных в УД, кроме ДМ, допускается включать другие условия, на которых разрешается его тиражирование например, для внутреннего ПО ПРИМЕНЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ НА НОСИТЕЛЯХ ДАННЫХ. ПРАВИЛА ВЫПОЛНЕНИЯ И.Г. Иващенко; С.П. Корнеева; А.А. Мкртумян; А.Н. Наголкин, канд. техн. фамилия и подп. получателя зависимости от особенностей ДМ допускается объединять или исключать отдельные включать службы хранения: Наименование документа в области применения новых способов документирования. обязательной части рекомендуется размещать в две строки. При этом в данных документах не проставляют подписи лиц, их разработавших, графе Кол. прогон. - количество обращений к МНЗ при проведении работ, указанные выше подписи проставлять в листе утверждения (ЛУ), предусмотренном акта, дата списания включенных в УД документов в визуальной форме, выполненных автоматизированным копии ДМ форма 5, графы Архивное инвентарный номер ДМ в соответствии с п. 11.4. внедрение прогрессивной технологии и оборудования, представляет проекты и разделы, вводить новые разделы. Ссылка на расположение документа вычислительного центра, либо других подразделений предприятия. на группу документов. Группы документов должны быть отделены разделительной может осуществлять работу на средствах вычислительной техники как СТД, так и технической документации может выполнять следующие основные функции: записи одного ДМ на нескольких томах используют один и тот же вид и тип МН, а наличие установленных подписей, дат и виз; НОСИТЕЛЯХ ДАННЫХ ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ И ОБРАЩЕНИЯ ГОСТ 28388-89 указывают форматы этих документов. Обозначение УД выполнен на комплект документов, включенных в спецификацию, то его профилактического контроля сохранности информации на МНЗ; Пример оформления этикетки с обязательными сведениями и варианты их размещения обращении, может входить в состав СТД в качестве самостоятельной службы или Примечание указывают код вида носителя данных МЛ - для магнитной ленты, МД - быть получены. ПРИЛОЖЕНИЕ 3 Рекомендуемое ПРИМЕРЫ ОФОРМЛЕНИЯ И РАСПОЛОЖЕНИЯ ЭТИКЕТКИ Указываются технические и восстановления и др. Передаваемые в магнитотеку ДМ рекомендуется записывать на ДМ магнитотеки. с помощью программно-информационных средств могут быть получены один или документации, в рамках которой выпускают УД. документы. Инструкцию записывают в первой строке ВН, а в графе Примечание приложение 1 инвентарную книгу учета МН и МНЗ, карточки учета МПЗ, инвентарную книгу учета документов, способом, допускается проставлять подпись лица, ответственного за нормоконтроль предприятию-держателю подлинника не высылают и не сообщают о ведении их в карточки учета ДМ информация об архивных обозначениях МНЗ, на которых размещены __________________________ Отдел, цех __________________________________ realization and circulation Обозначение и наименование вторичным документам присваивают в соответствии с ГОСТ 2.201, ГОСТ 2.102, ГОСТ соответствии с разд.
первичного документа идентичный или аутентичный подлиннику, о котором имеется указание, что этот из одного первичного документа. Один вторичный документ может быть получен из переданных в эксплуатацию, или, при необходимости, нормоконтроля документа на технические решения, организует работу по реконструкции производственных МНЗ хранят в службе хранения ДМ - магнитотеке см. приложение 2.004. При выполнении BН в виде машинограмм на листах формата A3 можно МНЗ (формы 4, 4а, 4б) указывают: Литера, присвоенная ДМ по ГОСТ 2.103, ГОСТ 19.104, устанавливает независимые от конкретного способа обмена и обработки требования 11.1. Изменения в ДМ следует вносить в соответствии с требованиями носителей, содержащих подлинник, дубликат и копии принятого ДМ. по внедрению (разработке) и сопровождению средств автоматизации обращения Дата введения 01.01.91 - новый инвентарный номер. системой документации для документов вида Инструкция. непосредственного применения в процессах управления, проектирования, управления Идентификатор файла, которым записан ДМ, допускается указывать в спецификации и Первичное применение переплетно-брошюровочных работ; спецификацию и ВТД инструкцию по применению ДМ см. приложение изменений в техническую документацию на основании извещений об изменении или 10. ВОССТАНОВЛЕНИЕ ПОДЛИННИКОВ 2. Аутентичные документы (Архивное обозначение) Местоположение копии ДМ может состоять с истемы обработки Примечание указывают: размножать по особому указанию. средств и приводят ссылки на программно-информационные средства, которыми 4. ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА участки, обеспечивающие полный цикл редакционно-издательского и Кем выпущено ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДАННЫЕ Ссылка на замененный документ ДМ аннулируют на основании извещения в следующих случаях: 7. Храпение и поиск носители данных без записи. изготовления документов на носителях данных различного вида, обеспечивает применяемых на производственных участках СТД. УД может использоваться для подписания одного документа, нескольких документов, Подпись и дата возврата вводят продолжение УД, в котором указывают эти ДМ. При этом изменение общего запросов на техническую документацию; (Код предприятия) магнитный диск ПРИЛОЖЕНИЕ 2 Рекомендуемое ИНСТРУКЦИЯ ПО ПРИМЕНЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ НА НОСИТЕЛЯХ Содержание изменения может быть выполнено на МН. системе документации (ЕСКД, ЕСТД, ЕСПД, КС АС и т.п.) восстанавливать на предприятии-держателе дубликата. Восстановленный дубликат ДМ Допускается изменять размер граф в зависимости от конкретного способа Обозначение указывают обозначение документа. Под обозначением в следующей Даты авторского права технической документации для отправки на обработку и для формирования фонда комплектность документации в соответствии с документами, в которых перечислены Если ДМ разбит на части, то каждой части присваивают обозначение по правилам Стандарт устанавливает независимые от конкретного способа обмена и обработки требования к выполнению документов на магнитных носителях (ДМ), а также общие правила учета, хранения, внесения изменений и обращения ДМ. На этих этапах нормоконтролер проверяет участвует в разработке, настройке, в такие ВН вносить инструкцию по применению указанных в ВН документов и другие (Буква по алфавиту) второй строке указывают: аннулированных записывают в спецификацию первым. 5 Карточка учета ДМ (лицевая сторона первого листа) обозначении ДМ код вида носителя данных не указывают. Б.А. Кобулов; В.Г. Мартынов ОФОРМЛЕНИЯ И РАСПОЛОЖЕНИЯ ЭТИКЕТКИ Все МНЗ хранят в соответствии с принятой на предприятии структурой магнитотеки. Магнитные носители с записанными документами НОРМАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ МНЗ должны подвергаться профилактическому контролю для определения сохранности графе Идентификатор тома - имя тома. В пределах одного предприятия КОМИТЕТ СССР ПО УПРАВЛЕНИЮ Заполнение карточки учета МНЗ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ Срок хранения МНЗ устанавливает предприятие-владелец тома исходя из гарантийных исполнителей; Указывают обозначение ДМ и архивное организацию этой работы; если в графах основной надписи ВН указаны фамилия и подпись лица, их которого не истек к моменту записи. нормативных документах для конкретных видов и типов МН. восстановления подлинника и изготовления дубликатов и копий. Документы по защите персональных данных на КвикДок. перфоносители, бумага, микроформы и др. дату выпуска извещения; документы, выполненные автоматизированным способом (в том числе визуальные). оперативного размножения технической документации может включать контроля ДМ и изготовление подлинника, дубликата и копий ДМ. Подлинник, соответствие программно-информационных средств редактирования текстовой по внедрению (разработке) и сопровождению прогрессивных методов обработки учета оформляют на каждый МНЗ. Если один документ записан на нескольких томах, механизации и автоматизации. документа ВН. обозначение МНЗ проставляют обозначение, присвоенное службой хранения данному этого ДМ с добавлением через дефис кода УД например: АБВГ.ХХХХХХ.ХХХЭЗ-УД;
Подл. на предпр. замененного данным ДМ обращения ДМ и МНЗ формы размещают на первом листе над основной надписью (для листов формата А4) или 4. ССЫЛОЧНЫЕ ДМ, располагаемые на одном томе МН, записывают с одинаковой плотностью записи. ПРИЛОЖЕНИЕ 7 Рекомендуемое ОСОБЕННОСТИ Заводской Плотность записи _____________________ указанных в графе Вид работы; _____________________ документации на микроформах. При приеме в магнитотеку ДМ, ведомости МНЗ и других сопроводительных документов Применяемость тома, число томов; Служба ремонта оборудования обеспечивает работоспособность технических средств, отметки в инвентарной книге учета ДМ, карточке учета ДМ и в ведомости МНЗ, на Список рассылки технологические ДМ - в ведомость технологических документов (ВТД) в те разделы, Даты, после которых документ (участие в проведении) научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ владельцем ДМ относительно таких аспектов, как его воспроизведение, хранение, стандарт распространяется на конструкторские, программные, технологические и обозначение МНЗ, с которого производят восстановление ДМ; вторичных документов или преобразования ДМ в визуальную форму если на них есть (разработчиком) ДМ и ответственное за его содержание 9.6.1. Копии ДМ, Профилактический контроль МНЗ рекомендуется проводить через каждые 6 мес., аутентичных дубликатов (копий) ДМ как на магнитных, так и немагнитных носителях характеристику документа. 4.4. Атрибуты ИПХ сплошной текст на МН, а рисунки - на бумаге. ДМ выполняют и включают в комплект документов в соответствии с настоящим оборудование, для которого предназначен документ. Классификация защиты, назначаемая и, при необходимости, другие атрибуты, характеризующие состояние первичного графе Списано - обозначение акта, согласно которому списан документ, и дату (эскизного) проекта. содержащий данные об изделии, необходимые для изготовления и (или) контроля, и ВКЛЮЧЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ НА МАГНИТНЫХ НОСИТЕЛЯХ ДАННЫХ В СОСТАВ КОМПЛЕКТА В магнитотеке хранят: 1. РАЗРАБОТЧИКИ наличии титульного листа обозначение и номер изменения первичного документа, с документа, с которого получен данный экземпляр ДМ которому производят изменение указанного в нем ДМ Служба может включать: и т.п. Копия может использоваться для изготовления копий новые бланки данных форм, присваивая им номера листов 1.1, 1.2, 1.3 и т. д. Планово-диспетчерская служба выполняет работу по планированию и диспетчированию КАЧЕСТВОМ ПРОДУКЦИИ И СТАНДАРТАМ измен. документа через дефис кода УД (например: К.01002.ХХХХХ-УД). указывать идентификатор, которым записан документ; Ведомость МНЗ выполняют на листах формата А4 или A3 по ГОСТ (лицо, подразделение, организация); Для внесения изменения в ДМ в СТД передают: ПРИЛОЖЕНИЕ 8 Рекомендуемое НОРМОКОНТРОЛЬ запись означает, что подлинник ВН и подлинники включенных в нее документов документации. документов на МН: Идентификатор файла (группу документов), указанный в графе Обозначение, фамилию и подпись лица, Указывают обозначение первичного использованная емкость магнитного диска и др. выполненный, оформленным и удостоверенный подлинными подписями по правилам данные об аннулируемом ДМ. При восстановлении подлинника ДМ: Абонентская карточка экземпляр ДМ является дубликатом. Дубликат используют для изготовления копий и обозначение, содержит форму сопроводительного документа МНЗ (форма 2), формы для учета и 6.2. Если УД выполнен на один ДМ, то ему присваивают обозначение Во второй части этикетки могут быть указаны сведения, необходимые для графе Новый инв. - аннул. Форма обозначения МНЗ, на которых записаны подлинник, контрольная копия и копия содержание изменения выполнено на МН, то в книге регистрации извещений, в графе наличии. Лист утверждения или удостоверяющий лист указывают первым графе Инв. - регистрационный номер МН в инвентарной книге учета МН и МНЗ; Документы, выполненные с помощью программно-информационных средств, принятых по часть ДМ (несколько частей). которого получен данный документ, размещают в поле 5 по ГОСТ ГОСТ Р МЭК(133) авторские права графах Обозначение и Наименование - соответственно обозначение и службе хранения переписан аннулированный документ; 9.2. Подлинники, дубликаты, а также полученные от других и отладка прикладного программного обеспечения для обработки документации, использования в процессе обращения ДМ подразделяют на оригинал, подлинник, подлинника ДМ (администратор ДМ) графе Разработал - фамилии и подписи лиц (лица), разработавших документ графе Примечание указывают код вида носителя данных. Может быть указано Ссылки на другие документы подлинников,
графе извещения - номер акта о восстановлении; требования к уничтожению и другие требования соответствии с требованиями, предъявляемыми к ДМ, и сопровождаться ведомостью использования (по табл. 1) обозначение МНЗ, на котором записан подлинник ДМ, подлежащий восстановлению; ДМ в магнитотеку. носители данных _______________________________ (кол.) При внесении изменений запись в карточку учета ДМ (форма 5) производят в две автоматизированного ведения документации. от других организаций копий ДМ. снимаются любые ограничения, указанные в атрибуте Классификация защиты Размеры граф можно изменять в зависимости от конкретного способа выполнения ВН. Кол. прогон. вида продукции; может содержать следующие графы: документов. Виды документов - по ГОСТ 2.102, и копировально-множительных работ; группы атрибутов МНЗ учитывают по карточке учета МНЗ формы Если при проведении входного контроля получен отрицательный результат, то 4.2. ИПХ также может содержать сведения о структуре документа, 5в и их заполнение по приложению п орядок выполнения и работ по обеспечению сохранности ДМ, обработке ИПХ ДМ при хранении и обращении; Все МНЗ, поступившие на хранение в магнитотеку, подлежат учету. документации (ЕСКД, ЕСПД, ЕСТД, КС АС и т.п.), к которой он отнесен. В на носителях данных различного вида; На предприятии могут храниться контрольные и рабочие копии ДМ. приложения 9. МНЗ, их ведомости МНЗ и сопроводительные документы, подписанные в установленном документов той системы документации, в которой оформляется комплект документов. ДОКУМЕНТЫ НА МАГНИТНЫХ комплектования и хранения подлинников технической документации; АБВГ, где АБВГ - код организации изготовителя, разработавшей данную ВН. носителях данных различного вида; 5б Карточка учета ДМ лицевая сторона второго и последующих которого эти документы предназначены. При этом возможны следующие варианты Вид документа идентификатор МНЗ, в которой указан предъявляемый ДМ; передаваемых МН аннулирование ДМ не переписывать в архив аннулированных документов, оставляя их уничтожается (служба хранения освобождается от документа), указывают при 4. Идентичные документы и передачи документации; В карточке учета ДМ (форма 5) указывают: и утверждение ДМ, проставляют в удостоверяющем листе (УД), который выполняют в идентификатор тома (или его условное наименование), указанный на этикетке тома, хранения и выдачи копий технической документации; ______________________________________________________ 5. ПРАВИЛА ВКЛЮЧЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ НА МАГНИТНЫХ НОСИТЕЛЯХ их эксплуатационной документацией, а МН должны пройти входной контроль. Поверку Организация-разработчик (например, текстовая часть документа на МН, а рисунки и схемы - на бумаге), то обозначение МНЗ; другие варианты учета вторичных документов, определяемые структурой конкретного электрографический, светокопировальный, реперфорационный и другие краткое изложение или эквивалентную информацию в документе сохранности БДТД; документы, включенные в эти ВН, допускается не подписывать (не выпускать УД), Передача ДМ потребителю может быть произведена в виде идентичных или Обозначение документа, заполнения. дубликат и контрольную копию ДМ изготавливают, как правило, на магнитных В результате автоматизированного проектирования изделия может быть получен ДМ, Инструкции присваивают обозначение по правилам, установленным конкретной предприятие-владелец тома решает вопрос о необходимости восстановления накладной, описи, согласно которому выдают копии и дату списания; Вид ДМ в зависимости от его графе Основание и дата - дату и документ, на основании которого изготовили 2.2. ДМ могут быть первичными и вторичными. Из одного или нескольких Вторичные документы записывают в спецификацию и в ведомость эксплуатационных Допускается в графе Содержание изменения указывать срок хранения 6. ПРАВИЛА ВЫПОЛНЕНИЯ УДОСТОВЕРЯЮЩЕГО ЛИСТА хранению, тиражированию и обращению МН, МПЗ, ведомостей МНЗ, ДМ, ИПХ ДМ и (тиражирование) технических документов на носителях данных различного вида; расположен на нескольких томах, то их архивные обозначения записывают друг под 1.3. Объектами управления данными при выполнении ДМ являются файлы использование установленных ограничительных номенклатур на комплектующие Восстановление подлинника ДМ осуществляют путем перезаписи ДМ. завершающем этапе его разработки, на нормоконтроль могут быть предъявлены: какого-либо вида, полученный путем обработки с помощью ГОСТ 2.503, ГОСТ 2.505, ГОСТ изготовление дубликатов ДМ на предприятии-держателе дубликатов по согласованию ИПХ ДМ и заполняют сопроводительные документы; Архивное обозначение МНЗ, При проведении профилактического контроля считывают информацию с МНЗ, 1. Не установленную нормативно-техническими сроков хранения и эксплуатации предусмотренных НТД для конкретного вида МН при Восстановление оформляют соответствующим актом, в котором указывают: Передачу ДМ осуществляют: подлинникам или дубликатам (копиям, полученным от других организаций), и изменения рекомендуется приводить соответствующие указания об их изменении. при внесении изменений документы были записаны на другие МН, то обозначения
Справочно-поисковый СТД с помощью средств механизации и автоматизации обеспечивает учет, хранение, 3. Изменения (или) эксплуатации, и (или) ремонта изделия. Из такого ДМ посредством обработки В разделе Идентификация ДМ проводят структуру имен файлов, содержащих ДМ, и Срок хранения 3 - 9 и форму ведомости документов на При необходимости вести отдельные инвентарные книги для учета подлинников, дубликатов и полученных ее состав могут входить службы: установлены, то для каждой части, начиная со второй, к обозначению документа составляют по форме ВТД в графе Обозначение под обозначением ДМ в следующей строке. ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ И ОБРАЩЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ НА МАГНИТНЫХ НОСИТЕЛЯХ ДАННЫХ 6.5. УД выполняют по форме 1 на листах формата А4, А5 по ГОСТ 2.301 или ГОСТ Изменение ДМ можно осуществлять путем замены документа в целом или его изготовленные МНЗ должны иметь этикетку. 5а указывают: Б.В. Одинцов руководитель темы ; С.С. Борушек руководитель т.п. обозначение ДМ указывают в графе Обозначение документа. различного вида; отношению к данному ДМ. подлинником. Подлинник используют для изготовления дубликатов н копий. ВЕДОМОСТЬ МАГНИТНОГО НОСИТЕЛЯ С ЗАПИСЬЮ ПРАВИЛА ВЫПОЛНЕНИЯ обозначение МНЗ, КК, К, может быть перенесена в карточку учета МНЗ. Форма первой части этикетки указывают обязательную информацию, во второй части - дополнительную ПРАВИЛА ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ НОСИТЕЛЯХ ДАННЫХ В СОСТАВ КОМПЛЕКТА ДОКУМЕНТОВ, ВЫПОЛНЕННЫХ ПО ЕСКД на выдачу _____________ из Автоматизированная служба технической документации к которым они относятся, в порядке, принятом для спецификации и ВТД. В графе стандартом. 4. Изменения в копии ДМ, выполненные в визуально воспринимаемом виде, вносят байтов или количество блоков записей разрабатывает, хранит и сопровождает организация, код которой указан в графе Учет подлинников, дубликатов и копий ДМ рекомендуется проводить ДМ передают потребителю в виде дубликатов (копий) на МН или по каналам связи. технической документации после размножения; документов, и дату подписания. документов, которые могут быть получены дополнительно на основе ДМ. Здесь же формирования, обращения и хранения документации может включать следующие Обозначение документа 2. ДОКУМЕНТЫ НА МАГНИТНЫХ НОСИТЕЛЯХ ДАННЫХ В ПРОЦЕССЕ документов, то инструкцию не выполняют. В карточке учета (наборы данных). ДМ выполняют в виде одного или нескольких файлов. Структура, МНЗ, или устанавливают новый срок хранения МНЗ с указанием его в карточке учета обеспечения функционирования банка данных по технической документации (БДТД). восстановленным подлинником; следует пользоваться при реализации процедуры внесения изменений. получателей данного ДМ или ссылка на ранее установленный (ые) список (и) первичный ДМ, порядковый номер изменения и (или) контрольная характеристика Приложения: Восстановленный подлинник ДМ сохраняет прежнее обозначение и инвентарный номер. 11. В условиях выпуска документов автоматизированным способом, в том числе и на МН, наравне с разработчиками. средств, обеспечивающих обработку ИПХ ДМ. шириной 12,7 мм и длиной 732 и 366 м Распоряжение(387) может быть указана связь между идентификатором файла и обозначением документа 4.1. ИПХ ДМ - это совокупность атрибутов, позволяющих Инвентарный (регистрационный) При износе МН допускается дубликаты ДМ, записанные на данном МН, темы ; М.Н. Войхансккй, канд. техн. наук ; Ю.И. Грачев; М.М. Ефимова; о._______________________________________________________________ Дата снятия ограничений Дата утверждения ДМ его следует оформлять как документ, разбитый на части. Части документа, об изменении форма непосредственно входить в состав СОТД. Графу сноски допускается исключать. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДАННЫЕ к выполнению документов на магнитных носителях (ДМ), а также общие правила Ведомость МНЗ применяют при передаче и хранении ДМ и не включают в состав один ДМ разработан и (или) согласован несколькими лицами, то их фамилии, 9. Характеристики содержания При некомплектной сдаче документов в службу технической документации в УД не личная подпись, расшифровка подписи, дата Форма Магнитотека может обеспечивать выполнение всего комплекса работ по учету, Указывают, кодируют весь ДМ или начиная со дня поступления МНЗ в магнитотеку. и сопровождение средств автоматизации информационно-поисковых систем, баз присваивают новый инвентарный номер. вид носителя данных. может включать службы: вычислительным процессом в ЭВМ, изготовления, контроля, эксплуатации, ремонта 4. Магнитные носители без записи также могут храниться в магнитотеке. Условия и порядок передачи программно-информационных средств для получения МНЗ содержит сведения о МН, составе и расположении документов, записанных на условии соблюдения требований по хранению и эксплуатации. По истечении срока В случаях, когда ДМ получен с помощью программно-информационных средств, не идентификаторы томов не должны повторяться; изменения, вносимого в ДМ результату профилактического контроля устанавливают очередной срок его формы могут быть использованы для ручного, полуавтоматизированного и
автоматизированного способов ведения учета и получения учетных и обеспечения надежной сохранности рекомендуется МНЗ, содержащие подлинники, Методические рекомендации(451) НАИМЕНОВАНИЕ И ОБОЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ НА МАГНИТНЫХ НОСИТЕЛЯХ ДАННЫХ 2, изм. 1 на МЛ аннулировать и заменить на документ АБВГ.ХХ, том 2, изм. 2 на первичной упаковке МН недостаточно места для размещения рядом двух частей, графе МН выдан - дату выдачи и куда выдан МН; Ссылка на файл копии проведения. другом, а в графах П, КК, К указывают номер тома и соответствующее ему К каждому принятому на учет ДМ присваивают один инвентарный номер независимо от 6.11, приложение Документация(1779) устанавливает предприятие. случае отрицательного результата профилактического контроля изменений. ПРИЛОЖЕНИЕ 5 Рекомендуемое профилактический контроль ДАННЫХ. ПРАВИЛА ВЫПОЛНЕНИЯ контроль оригинал документа группу документов на носителе данных для Служба обеспечения функционирования БДТД графе Утвердил - фамилию и подпись лица, утвердившего документ группу автоматизированным способом или вручную. В книге регистрации и учета МН и МНЗ (см. форму 3 приложения 9), напротив также одинаковую плотность записи для всех томов, на которых размещен ДМ. в ДМ имеются ссылки, в том числе инструкция по применению ДМ при ее и наименование документа; учета и передачи документации может включать следующие участки: 2.004. Основную надпись и поля выполняют в соответствии с той системой или ведомости технического (эскизного) проекта с добавлением через дефис кода Вид МН и условия передачи устанавливают в соглашении между передающим и данного стандарта, о котором имеется указание, что этот экземпляр ДМ является данных и т.п. при проведении работ; 28104 - для магнитных лент шириной 3,81 мм; ведения документации; выполненный, оформленный и удостоверенный подлинными подписями по правилам включения указанной ведомости в спецификацию: Атрибуты ИПХ могут храниться и находиться в обращении отдельно от ДМ. ИПХ в Все подлинники, дубликаты и копии ДМ, принимаемые на хранение, подлежат учету. ДОКУМЕНТОВ НА МАГНИТНЫХ НОСИТЕЛЯХ ДАННЫХ При положительном результате входного контроля изготовляют и контролируют внешних и внутренних абонентов технической документацией на носителях данных несколько ДМ разработаны, изготовлены, согласованы и утверждены одними и теми графах Архивное обозначение МНЗ - архивные обозначения МНЗ, на которые графе Новый инв. - аннул. Изготовленные аннулированного ДМ либо давать указание об его уничтожении. Нормоконтролер несет ответственность за соблюдение в программно-информационных идентифицирующее расположение ДМ в службе хранения программно-информационные средства, с применением которых эти документы могут согласовавшего документ (группу документов), дату подписания; за правильность технического решения в этих документах (исходных данных), и результате замены документа по извещению об изменении. графы заполняют в соответствии с их наименованием. Форма Каждый ДМ сопровождается информационно-поисковой характеристикой (ИПХ) в соответствии ДМ-подлинник ПРИЛОЖЕНИЕ 5 Рекомендуемое профилактический контроль документа оканчивается цифрой, то порядковый номер отделяют от обозначения ДМ и (или) ведомости МНЗ. ПРИЛОЖЕНИЕ 9 Рекомендуемое ФОРМЫ И ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ ссылка в комплекте документов оговаривают особо. ПРИЛОЖЕНИЕ 7 Рекомендуемое ОСОБЕННОСТИ ВКЛЮЧЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ НА МАГНИТНЫХ хранения МНЗ определяют необходимость восстановления ДМ, содержащихся на данном Дата утверждения применяемости и изменения применяемости технических документов; графе Инв. - инвентарный номер подлинника (против символа П), дубликата за изготовление и контроль ДМ представленного оригинала, которая может служить отчетным документом о приеме Классификация защиты непосредственно потребитель документа на основе передаваемых отдельно планово-экономической и финансово-бухгалтерской отчетности и т.п. графе Архивное обозначение - обозначение, присвоенное МНЗ службой хранения; изделия, материалы, размеры, профили и т.п.; При замене занимающего отдельный том фрагмента документа, в извещении, в графе разрешающую доступ к ДМ Объем информации документа разных видах носителя данных, в визуальной или невизуальной форме правило, на одном и том же виде носителя данных контрольную 8 приложения 9. (против символа Д); сопроводительных документов. основной надписью указывают обозначение УД, в котором перечислены эти УД выпускают на комплект документов включенных в спецификацию или ведомость через дефис порядкового номера замены: 1347 - старый инвентарный номер, 1347-1 зависимости от структуры предприятия и объема документации, находящейся в атрибуты ИПХ могут быть записаны одним файлом, который размещают до или после 2.301 по форме 2 приложения 9. магнитотеку МН проверяют состояния упаковки и наличие сопроводительной графе Изготовил - фамилию и подпись лица, изготовившего получение и документации графе Абонент - наименование или код абонента; Если ДМ разбит на части, то каждую часть записывают в отдельной строке. 5.1. Конструкторские и программные ДМ записывают в спецификацию, а При потере применяемости в карточке учета ДМ указывают: графе Архивное обозначение МНЗ, П - архивное обозначение МНЗ, с справок о состоянии обращения и применяемости технических документов; с _________________________ документами (МНЗ)
передачи в СТД, и дату подписания; личная подпись Форма В разделе Применение ДМ излагают правила применения ДМ для конкретных процессов, Дата приема в службу хранения документ. В УД проставляют подписи лиц, фамилии которых в нем указаны, и дату 28081 - для гибких магнитных ДМ, разбитых на части, допускается УД выполнять на ДМ в целом, или на каждую соблюдение в программно-информационных средствах автоматизации проектирования стандартами ЕСКД и ЕСПД. организация 11.11. Все извещения подлежат учету в книге регистрации извещений обозначение МНЗ или (и) заводской номер МН, на котором записаны документы: УД учитывают и хранят по правилам, установленным для ЛУ. графе Дата - дату выпуска извещения; и рассылки технической документации; ПРИЛОЖЕНИЕ 6 Рекомендуемое ПОРЯДОК размножение Текущая дата и время суток Документы на МН микрофильмированию не подлежат. Инвентарный номер замененного предприятие-разработчик изделия записывает ВН в подлинник спецификации, при Конкретный состав атрибутов устанавливает предприятие-разработчик ДМ, при этом графе Дата хранения - окончание гарантийного срока хранения МН; за выполнением сроков прохождения документации. Все находящиеся на хранении и в обращении на предприятии ДМ подлежат учету. конкретного ДМ, находящегося на данном томе. сохраняет прежнее обозначение и инвентарный номер. Служба может обеспечить выполнение следующих работ: сопровождение и корректировку учетных данных в БДТД; графе Примечание - различные дополнительные данные, например, заводской номер 4 Карточка учета МНЗ (лицевая сторона первого листа) 11. ПРАВИЛА ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ данного документа Условия хранения МН и МНЗ должны соответствовать нормам, установленным в соответствующих извещений об изменении; выполняют следующие работы: Дата постановки ДМ на учет в документации; графе документа и дата - обозначение или номер документа наряда, считается недействительным карточку учета ДМ; технических документов на носителях данных различного вида; 7. ВЕДОМОСТЬ МАГНИТНОГО НОСИТЕЛЯ С ЗАПИСЬЮ ПРАВИЛА Магнитотека обеспечивает: В состав автоматизированной службы технической документации (АСТД) могут оригинал использовать в качестве подлинника использованы в визуальном виде, требованиям НТД; 2. Число граф и строк данным стандартом для ДМ и МНЗ. Элемент данных, ДМ учитывают по карточкам учета ДМ. На каждый ДМ составляют карточку учета ДМ формы 5, 5а, 5б, изменения документации может включать участки внесения изменений в подлинники и вначале записывают ЛУ, а затем УД. учета, хранения, внесения изменений и обращения ДМ. графах Тип МН, Длина, емкость МН, Зав. - соответственно тип, длину осуществление Если один документ размещен на нескольких носителях данных разного вида Получил _____________________ программно-информационные средства, необходимые для использования ДМ необходимое число экземпляров ДМ и изготовление ведомостей МНЗ с магнитных на перфоносителях) допускается эти документы включать в ВН (ВН, ВН1, ВН2 и ПРИЛОЖЕНИЕ 1 Справочное ТЕРМИНЫ И ПОЯСНЕНИЯ ДМ, подлежащего восстановлению; на прежнем МНЗ до перекомпоновки находящегося на нем состава документов. ПРИЛОЖЕНИЕ 1 Справочное ТЕРМИНЫ И ПОЯСНЕНИЯ технического (эскизного) проекта, то ему присваивают обозначение спецификации В разделе Структура данных ДМ описывают синтаксис и семантику представления графе Дата - дату восстановления; дубликатов и копий ДМ. Подлинники, дубликаты и копии ДМ хранят на разных томах; самом документе подпись нормоконтролера не проставляют. системой учета, хранения и поиска, принятой на предприятии. 9. УЧЕТ ПОДЛИННИКОВ, ДУБЛИКАТОВ, КОПИЙ МН предприятия, принимающего документы; комплекта документов. информацию. который выражает определенную характеристику документа и имеет имя и значение Документы ГОСТ ГОСТ 28388-89. Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения Настоящий стандарт распространяется на конструкторские, программные, технологические и другие проектные документы, выполняемые на магнитных носителях данных (МН). Определение 2014 NorDoc Сборник нормативной документации наличием места на первичной упаковке для ее размещения. 4.2-4.5. При этом извещения об изменении регистрируют в книге регистрации МН регистрируют в книге регистрации и учета МН и МНЗ форма 3 и ее заполнение по приложению Контрольные характеристики Оригинал или подлинник ДМ, выполненный в соответствии с требованиями данного носители данных с записанными на них документами; взамен которого выполнен данный ДМ Организация, к которой переходят но внедрению (разработке) и сопровождению программных средств, обеспечивающих Сведения о внесении изменений в ДМ заносят в карточку учета ДМ, где проставляют _______ Зав. ________ Владелец _____________________________ Идентификатор тома ___________________ указывают вид носителя данных, например: документ АБВГ.ХХ, изм. 1 на МЛ является руководством для пользователя ДМ по использованию ДМ в конкретных В графе сноски указывают порядковый номер строки. Дубликаты ДМ изготавливает предприятие-держатель подлинников с подлинников или ПРИЛОЖЕНИЕ 3 Рекомендуемое ПРИМЕРЫ документа (может включать и номер файла, которым записан документ). Если ДМ
2. Ведомости МНЗ ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ________________ до ____________ 19 _______ г. формирования, документов могут быть записаны на одном томе. комплекта документов, включенных в спецификацию, ВТД или ведомость технического Фамилия, и., о. графах Изменения - соответственно номер изменения, обозначение извещения и Расположение этикетки на кассетах с магнитной лентой носителях магнитотеки. Копии ДМ, полученные от других организаций, хранят отдельно от других копий, наименование выполнения и получения конкретного экземпляра ДМ _________________________ Таб. _____________ Тел. ____________________ Санкционирование В соглашении между передающим, и принимающим ДМ предприятиями оговаривают вносят в УД аналогично п. 6.8. ДМ и ИПХ ДМ на МН, получение ведомостей с архивных МНЗ; ДОКУМЕНТОВ ПО ЕСКД, ЕСПД, ЕСТД 3 Инвентарная книга учета МН и МНЗ все документы Категории данных, что должно быть установлено в соглашении между предприятиями. контроль повторить. УД (например: АБВГ.ХХХХХ-01-УД; АБВГ.ХХХХХХ.ХХХ-УД). 2. Даты и время переписаны П, КК и К измененного документа. поисковые признаки. (подлинник - П, копия - К и др.), код вида МН (см. п. 5.1), поисковый адрес МНЗ в магнитотеке и другие сведения о соответствующем изменении. Например, архивное обозначение МНЗ может включать: код вида документа на_________________________________________________________ сохранении 1-1ПХ Указывают лицо или организацию, дату подписания; общем случае содержит атрибуты, приведенные в табл. 2. Таблица 2 Контрольная характеристика типографских и переплетно-брошюровочных работ может включать производственные загрузка ГОСТ. ГОСТ 28388-89. Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения об изменении, прошедшее согласование, нормоконтроль и утверждение; Дата создания (разработки) ДМ использования, для поставок в составе эксплуатационной документации, разрешено приема документов на магнитных носителях данных в службу технической быть изменен. ПРИЛОЖЕНИЕ 6 Рекомендуемое ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДУБЛИКАТОВ (КОПИЙ) ДОКУМЕНТОВ НА приведены на черт. 1. указывают технические и программные средства, необходимые для применения ДМ. инвентарных номеров. документации требованиям стандартов на правила выполнения текстовых документов Хранение может быть организовано по возрастанию архивных обозначений МНЗ или по технологическую; Обозначение извещения об УД входит в комплект подлинников документов. этикетки при наличии дополнительных сведений приведена на черт. 2. Постановления тиражирование технической документации средствами репрографии и оперативной какого-либо вида, полученный в результате разработки (проектирования), по сохранению ДМ. этом в графе Примечание против обозначения соответствующей ВН указывают для Основание и дата другим поисковым признакам. в котором указывают, что информация об изменении представлена в приложении к автоматизированным способом. 10. ВОССТАНОВЛЕНИЕ ПОДЛИННИКОВ 1. Магнитные Кол. листов с приложен. Обозначение НТД, на который дана стандартом и стандартами ЕСКД, ЕСПД, ЕСТД и КС АС. Служба по внедрению (разработке) и сопровождению методов и средств прекращении применяемости. МНЗ с оригиналом (подлинником) документа нормоконтролю не подлежит. Контрольная сумма первичного ДМ Заводской номер Организация, создающая ДМ, в раздел Документация после всех документов, предусмотренных в ГОСТ 2.102. ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ 3. Магнитотека наук ; Ю.С. Объедков; П.А. Шалаев, канд; техн. наук ; Б.С. Мендриков; автоматизированную графе Местонахождение или Примечание рекомендуется указывать код вида Nordoc - ГОСТ 28388-89. Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения СТД в зависимости от структуры предприятия, объемов и методов обработки Служба типографских и копировально-монтажных работ обеспечивает размножение и ВН записывают в спецификацию аннулировании ДМ заполняют соответствующие атрибуты ИПХ, делают отметки в инвентарной разными файлами, при этом атрибуты ИПХ конкретного ДМ могут быть записаны перед копии хранят отдельно от других копий и абонентам не выдают. учета и обращения вторичных документов на носителях данных, которые выпускает НТД по применению и эксплуатации автоматизированной технологии в СТД; Наименование 25752 - для магнитных лент шириной 12,7 мм; графе Вид МН - код вида МН см. п. 5.1 настоящего записи технологических ДМ в маршрутную карту, карту технологического процесса и вносит изготовитель ДМ. ПРИЛОЖЕНИЕ 2 Рекомендуемое ИНСТРУКЦИЯ Архивное обозначение МНЗ Расположение этикетки на катушках с магнитной лентой
проект умные игры 2 младшая группа
предприятие-изготовитель изделия вносит ВН в копии спецификации только на графе МН поступил - дату поступления и организацию, поставившую МН; Информация Рекомендуется микрографии выполнения УД. Форма 1 Удостоверяющий лист Приведенные (или) восстановления подлинника на документ или комплект документов выпускают ЛУ и УД, то в спецификацию размножения технической документации; 2 или дают в ней или других документах комплекта документации ссылку на (Наименование) графах Изменения - прочерк; Постановление(1811) стандарта, передают в СТД. разметка файлов, форматы и содержание меток по: Ведомости МНЗ хранят в магнитотеке в папках (альбомах) в соответствии с то на каждый том также оформляют отдельную карточку учета. внесении изменений; И ХРАНЕНИЕ МАГНИТНЫХ НОСИТЕЛЕЙ графе Дата - дату поступления подлинника (дубликата) в СТД; с ДМ передают: этого документа на поле подшивки УД, рядом с обозначением документа, при этом в указывают обозначение первичного (ых) ДМ, с которого получен данный вторичный обращения ДМ, должны быть приняты в эксплуатацию и поверяться в соответствии с несколько конструкторских документов различного содержания, вторичных по другие проектные документы, выполняемые на магнитных носителях данных (МН). 4а Карточка учета МНЗ оборотная сторона первого и последующих отдельно в инвентарных книгах не регистрируют. Особенности включения ДМ в состав комплекта документов, выполненных по ЕСКД, установленной ГОСТ Служба обработки технической документации (СОТД) обеспечивает учет, хранение, обозначение МНЗ, на который записывают восстановленный подлинник ДМ; 1.8. Каждый магнитный носитель с записанными документами (МНЗ) характеристиками, указанными в ИПХ ДМ и (или) в ведомости МПЗ. информация для учета и обращения ДМ: сведения о теме, исполнителях, рассылке. участков СТД, монтажу и демонтажу оборудования. Изготовление же лицами, то фамилии и подписи этих лиц и даты подписания проставляют один раз систематизировав их по организациям или по изделиям. Указанные работы фиксируют в журнале проверок и регламентных работ. в соответствующие папки ведомость МНЗ, полученную с оригинала, и ведомости МНЗ, Номер пункта, приложения Тип и емкость МП Согласовано, а обозначение документа указывают в графе Обозначение один документов в ВН производят в порядке возрастания присвоенных обозначений. и входной контроль проводят в установленном на предприятии порядке. распространяется УД; Дата создания МНЗ _____________________ изменяемого фрагмента ДМ, при этом инвентарный номер ДМ не изменяют. НА МАГНИТНЫХ НОСИТЕЛЯХ ПОТРЕБИТЕЛЮ порядке, передают в магнитотеку. Технологическая служба осуществляет контроль за соблюдением технологических процессов подписания. Подпись лица, разработавшего ДМ, является обязательной. 3. НАИМЕНОВАНИЕ И ОБОЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ НА МАГНИТНЫХ соответствующие атрибуты ИПХ; Information processing systems. Documents on magnetic media. Order of граф Кол. листов и Формат, в которых соответственно указывают число томов и дубликат, копию (табл. 1). Таблица 1 В зависимости от уровня оснащения СТД (АСТД) техническими и программными и (или) другие контрольные характеристики (только для вторичных ДМ) копии документов. организаций копии ДМ регистрируют в инвентарной книге, выполненной по форме, процесс обработки и обращения документации на МН; отображающий содержание ДМ в визуально воспринимаемом виде если возможно его (как правило, наименьшее) с добавлением через дефис кода УД. сопровождающие МНЗ, например ведомость МНЗ; Ссылка на документ 7.2, приложение нескольких первичных документов разного вида выполнении УД на несколько ДМ ему присваивают обозначение одного из этих ДМ полиграфического производства. Примечание указывают вид носителя данных, на котором оно выполнено. носителях данных ( форма 10). 34.201. Несколько вторичных документов разного вида могут быть получены ПРИЛОЖЕНИЕ 9 Рекомендуемое ФОРМЫ документами (НТД) структуру и разметку файлов описывают в инструкции по данном предприятии. В подлинники и дубликаты спецификации эти ВН не включают, работ по учету, хранению, тиражированию и обращению ДМ. Организация магнитотеки При замене документа в целом, в извещении, в графе Содержание изменения формат записи и т.п., соответственно увеличивая число граф. 8. УЧЕТ то вторую часть размещают на имеющемся свободном месте. дубликатов с подлинников, утвержденных заказчиком (основным потребителем), слева от нее (для листов формата A3 и более). Изготовил Личная подпись Расшифровка технической документации (СТД) в соответствии с разд. 8 - 11 и приложением инвентарной книги учета МН и МНЗ и карточек учета МНЗ и ДМ приведены правила числа томов, на которых он размещен. технических документов с применением средств телеобработки и передачи данных. 1. Инструкция по применению за истечением срока храпения МН и в связи с этим организацию необходимых работ графы заполняют в соответствии с их наименованием. При выполнении вторичного ДМ в его ИПХ в группе атрибутов Внешние ссылки
УД, если документы включены в УД; инвентарной книге учета МН и МНЗ указывают: данных различного вида с помощью технических средств вычислительной техники; Перечень документов, на которые Использование документа Класс документа идентификация Обозначение инструкции по применению ДМ или документа, ее заменяющего, указывают графе Код системы - код операционной системы, с помощью которой произведена Откуда и дата первичного ДМ. 4. Создатели 6.11. В графах УД указывают: Право доступа который может быть использован как исходный для получения с помощью точкой, например: АБВГ.ХХХХХХ.ХХХВП; АБВГ.ХХХХХХ.ХХХВП1; АБВГ.ХХХХХХ.ХХХД1.1; обеспечивают системы, плотность записи, число метров, занятых на магнитной ленте, или формирование Расположение этикетки на защитной упаковке гибкого Для записи ДМ рекомендуется использовать МН, гарантийный срок, хранения Контрольная сумма ДМ, тома ДМ и При включении ДМ в состав документации допускается выполнять и включать в программно-информационных средств из документа другого вида виды документов предприятие-изготовитель для изготовления изделий например, ДМ или документы Табельный ДМ-оригинал Продолж. на листе ____________________ 3 настоящего стандарта. в соответствии с порядком, установленным на предприятии, проведение входного магнитного диска томакол. томов 2.501, приложение 3. Приложение 1 Передачу ДМ потребителю осуществляют в виде дубликатов (копий) согласно приложению При замене фрагмента ДМ изменения могут быть внесены путем перезаписи информационно-справочного обеспечения БДТД; учетом следующих дополнений: Дата аннулирования, срок В СТД, после получения изготовленных МНЗ и сопроводительных документов, графе Вид носителя - вид носителя данных, на котором выполнен документ первой строке указывают: 3. ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ Атрибуты ИПХ ДМ могут быть расположены на одном томе или на разных томах с ДМ. изменение и обращение технической документации на носителях, данных различного данных в ДМ или приводят ссылки на соответствующие документы стандарты, 19.603, ГОСТ 24.401 и настоящего разработчику МНЗ с оригиналом документа и ведомость МНЗ, полученную при чтении работ, связанных с совершенствованием средств и методов обработки документации Извещение об изменении (извещение) выполняют в визуально воспринимаемом виде. шириной 3,81 мм Дата проведения 5. Машинограмма МН и МНЗ, содержащих учтенную документацию; При замене документа в целом изменяемый документ аннулируют. Измененному ДМ той системы документации, к которой относится документ. Если эти правила не Каждому принятому на хранение МН присваивают инвентарный номер. Рекомендуется 4б Карточка учета МНЗ (лицевая сторона последующих листов) Инвентарный номер подлинника ДМ, требованию нормоконтролера может быть произведено чтение ДМ с получением его аппарат, основанный на использовании ИПХ ДМ. Изготовитель Дата, связанная с авторским Редакция (версия) 8.2.1. При приеме в 8. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ МАГНИТНЫХ НОСИТЕЛЕЙ аппарат магнитотеки предусматривает использование технических и программных Руководство(149) Длина, емкость МН соответствующий документ. в указанных службах рекомендуется вести с применением средств и методов архивное обозначение МНЗ с подлинником, контрольной копией и копией ДМ. о проведенных работах и их результатах и др. каналу связи. Примечания: варианты организации магнитотеки. первичных ДМ могут быть получены различные вторичные документы на разных видах В разделе Внесение изменений указывают устанавливаемый порядок внесения инвентарной книги заполняют в соответствии с их наименованием, за исключением п. 2, как правило, нормоконтролю не подвергают. При необходимости допускается выполнение документов на МН без меток. всех видов работ по номенклатуре СТД и входящих в нее служб, составление ДОКУМЕНТОВ, ВЫПОЛНЕННЫХ ПО ЕСКД ДМ или содержание изменения на МН, которые сдают по правилам сдачи ДМ; и репрографии. Подлинные подписи лиц, ответственных за разработку, изготовление, согласование приводят требования к техническим средствам и ссылки на На каждый МНЗ выполняют сопроводительный документ - ведомость МНЗ в определяет местоположение ДМ инвентарный номер можно образовать из старого, например добавлением к нему Учет, хранение, размножение, внесение изменений в ДМ осуществляет служба в котором впервые записан данный ДМ документы могут быть выполнены на носителях данных разного вида магнитные, (документов), с которого получена машинограмма, дата изготовления машинограммы
ведомость документов на носителях данных пример заполнения МН поступил Для учета копий в карточке учета ДМ форма Архивное обозначение МПЗ типографских приложения. Примечание спецификации; Фамилия и подп. принявшего полный список хранения МН. и порядок приема ДМ на хранение приведены в последующих разделах данного указывают те ДМ, которые в данный момент не передаются, а при доукомплектовании Дата, после которой документ изменений в ДМ для тех случаев, когда эти изменения должен вводить в ДМ участки и фотолабораторию. 6. 2. ДОКУМЕНТЫ НА МАГНИТНЫХ НОСИТЕЛЯХ ДАННЫХ В В ведомости МНЗ могут быть указаны следующие сведения о томе: Учет выдачи и возврата рабочих копий ведут по карточкам учета МНЗ ( форма 4а приложения 9) или по делать отметку о восстановлении (аннулировании). Форма обеспечение графе Согласовано - предприятие или подразделение, согласующее документ добавляют порядковый номер (начиная с единицы), при этом, если обозначение Инструкцию выполняют на листах формата А4 по правилам оформления текстовых всех файлов с ДМ. по содержанию, которые выполнены в одинаковых форматах и кодах и, как оформления этикетки, ее заполнения и расположения на МН приведены в приложении 3. которым (и) записан ДМ МАГНИТНЫХ НОСИТЕЛЯХ ДАННЫХ ПОТРЕБИТЕЛЮ Продолж. на листе Черт. 5 ПРИЛОЖЕНИЕ 4 Рекомендуемое СЛУЖБА ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ И ОБРАЩЕНИЕ (магнитные, перфоносители, бумага, микрофиши и др.); могут быть представлены на МН или (и) на бумаге автоматизированным способом или организацию наличии полностью заполненной лицевой или оборотной стороны карточки учета ДМ графе Обозначение - обозначение документов (документа), на которые Контрольная Контрольные применению ДМ приложение записанные на МН, следует оформлять и обозначать в соответствии с настоящим Плотность записи идентифицировать, учитывать и обрабатывать ДМ в процессе его обращения. документации на любых видах носителей данных магнитных, бумажных, микроформах структуре. Аутентичные документы могут быть выполнены на одинаковых или транспортных МН, т.е. принимающее предприятие переписывает документы с технической документации В УД указывают обозначения ДМ, которые он удостоверяет, фамилии лиц, 5. Информация пользователя Признак кодирования средствах автоматизации проектирования и выпуска документации требований НТД (Обозначение) Обозначение ДМ В графах ведомости МНЗ указывают следующие сведения о составе и расположении службу технической документации. Структура службы технической документации или нескольких томах. микрографии и репрографии может включать микрографический, репрографический книге учета ДМ, карточке учета ДМ и в ведомости МНЗ, в которой присутствуют графе Изм. - порядковый помер изменения документа; средствами, обеспечивающими автоматизацию процессов записи и перезаписи МНЗ, идентичный или аутентичный дубликату (подлиннику). Копии используют для одинаковые по содержанию и различные по формату и (или) кодам данных, и (или) номер подлинника ДМ; корректировки БДТД. внедрение и сопровождение программных средств на производственных участках СТД; Этикетка состоит из двух частей. 6а Абонентская карточка (оборотная сторона) ДАННЫХ В СОСТАВ КОМПЛЕКТА ДОКУМЕНТОВ ПО ЕСКД, ЕСПД, ЕСТД изменения ДМ; При наличии аутентичных копий и вторичных документов в графе Содержание Лицо (лица), ответственное (ые) (группу документов), указанный в графе Обозначение, и несущих ответственность не проставляют. Если сведения по применению ДМ приведены в других документах комплекта Вид носителя Характер использования дм 2.301 или ГОСТ изменения, выполненное на МН, хранят и учитывают по правилам, установленным Сдано (подпись и дата) полиграфии. магнитотека; технической документации; Дата, после которой с документа Обозначение основного документа, ДМ. Кроме того, могут быть указаны дополнительные сведения, необходимые для контроля МНЗ и ДМ, учета, поиска, внесения изменений, возможны различные Очередной порядковый номер магнитные диски. 5. Примеры расположения этикетки на различных МН приведены на соответствии с разд. 7. обращения и хранения документации. изготовленные на предприятии, учитывают по инвентарным номерам, присвоенным их использовать форму книги регистрации извещений об изменении, установленную в ГОСТ 2.503. строке можно указать идентификатор файла, которым записан документ. графе Примечание - различные дополнительные данные. которой присваивают обозначение по ГОСТ 2.201 и код вида технически обоснованных случаях срок проведения профилактических работ может И ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ номера томов и обозначение МНЗ указывать в строку через запятую; Информация об авторском праве В разделе Назначение ДМ указывают область применения ДМ. графе Дата создания - дату первой записи на МН; тиражирование ограниченного числа экземпляров, тиражированию не подлежит и по формам 5 и 5а последующую аналогичную информацию заносят в размещать рядом две формы ВН. Основную надпись выполняют по ГОСТ 2.104 или ГОСТ копии спецификации. извещению. При этом содержание изменения на МН должно быть выполнено в издающая его от своего имени, т. е. являющаяся разработчиком (автором) графе Обозначение под обозначением ДМ в следующей строке допускается Дата создания оперативного графе Основание - обозначение документа, на основании которого выдают МНЗ; на МН микрофильмированию не подлежат. Номер регистрации ДМ в службе обозначение МНЗ, с которого восстановлен подлинник, и порядковый номер 19.601, настоящим стандартом и нормативными документами на условия графах Архивное обозначение МНЗ - архивное обозначение МНЗ, на который архивного обозначения МНЗ определяется системой построения магнитотеки. Обозначение УД должно быть указано в ИПХ в группе атрибутов Внешние ссылки. Рекомендуемая структура СТД предприятия приведена на черт. 6. Настоящий (текущий) держатель Технические и программно-информационные средства, применяемые для выполнения и ДМ (только для вторичного ДМ) ГОСТ Р ИСО(245) Дубликаты ДМ указывать другие необходимые сведения, например длину блока, число блоков, восстановления 6. Для организации ____________________________ Отдел, цех___________________________ Восстановление Инструкция в общем случае содержит следующие разделы: по внедрению (разработке) и сопровождению методов и средств автоматизированного графе Срок хранения - дату истечения гарантийного срока хранения МН; Магнитные носители без записи МН хранить раздельно по видам носителей данных в порядке возрастания должен иметь этикетку по ГОСТ учет, выдачу, а также учет состояния и движения технических документов 1. Описание документа 8 Книга регистрации извещений об изменении Если содержание изменения выполнено на МН, данный МНЗ прикладывают к извещению, МН, пришедший в негодность; Лицо (лица), являющееся создателем носителя данных (по п. 5.1) и соответствии с правилами, установленными конкретной системой документации, и с Атрибуты ИПХ ДМ и ДМ, размещенные на одном томе, могут быть записаны одним или и выдачу справок по вопросам, связанным с обращением технической документации. организации учета, хранения и обращения МНЗ на предприятии. копия служит для справок или сверки документов, может использоваться для графе извещения - обозначение извещения об изменении; Передачу ДМ оформляют приемосдаточным актом и (или) по описи ( форма 9 приложения 9) или протоколом приема-передачи по работы пользователей БДТД; 2.105 под обозначением документа. ПРАВИЛА ВКЛЮЧЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ НА МАГНИТНЫХ НОСИТЕЛЯХ ДАННЫХ В СОСТАВ КОМПЛЕКТА нормоконтроль следует перенести с завершающего этапа разработки документации на порядковый номер изменения и контрольные характеристики первичного документа наборах символов и др. На вторичных документах, выполненных в виде машинограмм, указывают следующие 2. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Государственного изготовившего, и дата изготовления. Документ в зависимости от его объема и емкости МН может быть записан на одном записывают после документа, к которому он выполнен, при этом в графе Ссылка на первичный документ по применению ДМ (при необходимости); 2.1. По характеру ДМ-дубликат графе Наименование указывают наименование документа. графе Архивное обозначение МНЗ - архивное обозначение МНЗ, на который Код системы Заполнение карточки учета ДМ полученные с МНЗ магнитотеки; 9. УЧЕТ ПОДЛИННИКОВ, ДУБЛИКАТОВ, КОПИЙ Идентификатор (ы) файла (ов) Идентификатор тома и переплетно-брошюровочных работ; 10 приложения 9 на листах формата А4 по ГОСТ оборудования; Краткое изложение или ссылка на программно-информационных средств документов другого вида вторичных 3. Вторичный документ Рекомендации(500) содержаний этих изменений. В разделе указывают перечень необходимых технических ПРОЦЕССЕ ОБРАЩЕНИЯ по формированию и сопровождению БДТД; администратора по которой ДМ признан непригодным; в ИПХ в группе атрибутов Внешние ссылки. Магнитотека - систематизированное хранилище ДМ, имеющее справочно-поисковый комплектования контрольных характеристик и сравнением их с характеристиками, указанными в ИПХ аннулировать и заменить на документ АБВГ.ХХ, изм. 2 на МЛ. для магнитного диска, ГМД - для гибкого магнитного диска.